Cómo planificar el inventario de un ecommerce

Cada decisión de inventario se toma sola, y ahí empieza el problema. Se compra lo que se acabó, se repone cuando alguien se da cuenta, y el coste de tener demasiado nunca se compara con el coste de no tener suficiente porque ninguno de los dos aparece en la cuenta de resultados con su nombre.

Esta guía encadena las seis decisiones en un solo sistema: qué demanda esperas, cuánto varía, cuánto tarda tu proveedor, cuánto colchón necesitas, cuándo hay que pedir y qué te cuesta todo eso al año. Cada paso alimenta al siguiente con un número, no con una impresión.

No vas a encontrar aquí un porcentaje de stock de seguridad recomendado ni una tasa anual de mantenimiento «típica». Esas cifras circulan mucho y no resisten un examen: dependen de tu margen, de tu coste de capital, de tu almacén y de tu producto. Lo que sí vas a encontrar es cómo calcular las tuyas.

1. [Las seis decisiones, en orden](#las-seis-decisiones)
2. [Demanda media y variabilidad no son lo mismo](#demanda-y-variabilidad)
3. [Nivel de servicio de ciclo y fill rate](#csl-vs-fillrate)
4. [Método simple y método estadístico](#dos-metodos)
5. [Las fórmulas](#formulas)
6. [Un ejemplo completo](#ejemplo)
7. [Qué cuesta subir el nivel de servicio](#sensibilidad)
8. [Del punto de reposición a la cantidad a pedir](#cantidad-a-pedir)
9. [Las cuatro familias del coste de mantener](#coste-de-mantener)
10. [Errores frecuentes](#errores)
11. [Señales de alerta](#alertas)
12. [Cuándo el modelo deja de ser fiable](#limites)
13. [Procedimiento](#procedimiento)
14. [Preguntas frecuentes](#faq)
15. [Fuentes y metodología](#fuentes)

Las seis decisiones, en orden

demanda            ¿cuántas unidades esperas vender al día?
variabilidad       ¿cuánto se desvía la demanda real de esa media?
plazo de entrega   ¿cuánto tarda el proveedor, y cuánto varía ese plazo?
stock de seguridad ¿cuánto colchón compras contra esa incertidumbre?
punto de reposición ¿con cuántas unidades en almacén hay que volver a pedir?
cantidad de pedido ¿cuántas unidades entran en cada pedido?

Y luego dos consecuencias que no son decisiones pero se pagan igual: el capital que queda inmovilizado y el coste de tenerlo guardado.

El orden importa. No se puede fijar un punto de reposición sin conocer el plazo, ni un stock de seguridad sin conocer la variabilidad. Casi todos los errores de inventario que se ven en una tienda son en realidad un paso saltado.

Demanda media y variabilidad no son lo mismo

Dos productos que venden dieciocho unidades al día de media pueden necesitar inventarios completamente distintos. Si uno vende diecisiete, dieciocho o diecinueve todos los días y el otro alterna semanas de cinco con semanas de cuarenta, el segundo necesita mucho más colchón aunque su media sea idéntica.

Lo que mide esa diferencia es la desviación típica de la demanda diaria: un número que dice cuánto se separa un día normal de la media. Se calcula con el histórico de ventas, día a día, y es un dato del negocio, no una estimación.

La misma idea se aplica al proveedor. Un plazo de entrega de diez días que a veces son ocho y a veces doce no es lo mismo que uno de diez días clavados. La segunda fuente de incertidumbre es el plazo, y hay que medirla aparte.

Cuando las dos varían a la vez, se combinan así:

sigma del plazo = raíz( plazo × desviación de la demanda²
                      + demanda² × desviación del plazo² )

Los dos términos suman porque los dos riesgos se acumulan durante el mismo periodo: los días que tardas en reponer.

Nivel de servicio de ciclo y fill rate

Aquí hay una confusión que cuesta dinero. Hay dos formas de medir «lo bien que sirves» y no significan lo mismo.

El nivel de servicio de ciclo es la probabilidad de no sufrir una rotura durante un ciclo de reposición. Mide si ocurre una rotura, no cuánta demanda te deja sin atender. Un ciclo con una rotura de una unidad y otro con una rotura de doscientas cuentan igual.

El fill rate es el porcentaje de la demanda que consigues servir desde el stock a lo largo del tiempo. Mide el tamaño del fallo, no si ocurrió.

Para un mismo producto, el fill rate resulta mayor que el nivel de servicio de ciclo. No es una paradoja: casi todas las roturas son pequeñas y ocurren al final del ciclo, cuando queda poco stock, así que afectan a una fracción pequeña de la demanda total.

La consecuencia práctica: cuando alguien te diga que tiene «un 95 % de servicio», pregunta cuál de los dos. Y cuando fijes el tuyo, el que entra en la fórmula del stock de seguridad es el nivel de servicio de ciclo.

Método simple y método estadístico

El método simple cubre el peor caso observado:

stock de seguridad = (venta máxima diaria × plazo máximo)
                   − (venta media diaria × plazo medio)

No necesita estadística y se calcula con dos columnas de una hoja. Su problema es que el «máximo» depende de cuánto histórico mires: cuanto más datos tengas, más extremo será el máximo y más stock te pedirá. Es útil cuando tienes pocos datos o cuando la demanda no se parece en nada a una campana.

El método estadístico fija una probabilidad y traduce esa probabilidad en un multiplicador:

stock de seguridad = z × sigma del plazo

donde z sale de la distribución normal estándar. Para una probabilidad acumulada de 0,900 el valor crítico es z = 1,282; para 0,950 es 1,645; para 0,975 es 1,960 y para 0,990 es 2,326. Estos valores están tabulados en el manual de estadística del NIST, que es de donde se toman aquí.

Ese método supone que la demanda se distribuye de forma aproximadamente normal e independiente entre días. Hay que decirlo porque no siempre es cierto, y cuando no lo es el resultado se queda corto justo en los casos que más duelen. Volvemos sobre esto en los límites.

Qué elegir. Si tienes al menos unos meses de histórico diario y la demanda no está dominada por picos aislados, el estadístico. Si vendes poco y a salto de mata, el simple, y con los ojos abiertos.

Las fórmulas

demanda durante el plazo = demanda diaria × plazo en días

sigma del plazo = raíz( plazo × desvDemanda² + demanda² × desvPlazo² )

stock de seguridad = redondeo al alza de ( z × sigma del plazo )

punto de reposición = demanda durante el plazo + stock de seguridad

posición de inventario = stock disponible + pedido en camino − reservado

coste anual de mantener = capital + almacenamiento + servicio + riesgo

tasa anual de mantenimiento = coste anual / valor medio del inventario

El redondeo al alza del stock de seguridad no es un detalle cosmético: no se puede tener media unidad en la estantería, y redondear hacia abajo rompe justamente la probabilidad que acabas de fijar.

Un ejemplo completo

Un producto hipotético con estos datos, medidos del histórico:

• vende 18 unidades al día de media;
• la desviación típica de la demanda diaria es 5 unidades;
• el proveedor tarda 10 días de media;
• ese plazo se desvía 2 días;
• cada unidad cuesta 7,20 € puesta en el almacén.

Paso 1: la incertidumbre acumulada durante el plazo. Combinando las dos fuentes, sigma sale 39,32 unidades.

Paso 2: el stock de seguridad. Con un nivel de servicio de ciclo del 95 %, el valor crítico es z = 1,645, y el colchón sin redondear es 64,67 unidades. Redondeando al alza: 65 uds. Eso son 3,61 días de venta media.

Paso 3: el punto de reposición. Durante los 10 días de plazo esperas vender 180 uds. Sumando el colchón, hay que pedir cuando el inventario baje a 245 uds.

Con 260 uds en almacén, ¿toca pedir ahora? no: quedan 0,83 días de margen.

Paso 4: cuánto cuesta tener inventario. Sumando las cuatro familias de coste sobre un inventario medio valorado en 54.000,00 €, el coste anual es 11.500,00 €, es decir 958,33 € al mes. Sobre el valor del inventario, eso es una tasa anual del 21,3 %. Y por unidad media almacenada, 2,05 € al año.

Esa tasa es de este negocio. No es la tasa de nadie más, y es la que hay que usar en el paso siguiente.

Paso 5: la cantidad de pedido. El proveedor impone un mínimo de 1.500 uds, que a 7,20 € la unidad más 320,00 € de coste fijo del pedido son 11.120,00 € de inversión. Ese lote cubre 2,78 meses de venta y su inventario medio es 750 uds, así que mantenerlo cuesta 266,20 € durante el ciclo —calculado con la tasa del paso anterior, no con una supuesta—.

A 19,90 € de precio y 2,40 € de coste variable de venta, cada unidad aporta 10,30 €. El lote entero aporta 15.450,00 €, y descontando el coste de tenerlo guardado queda 14.863,80 €.

En caja: cada unidad vendida devuelve 17,50 €, así que hacen falta 635 unidades para recuperar la inversión, y eso ocurre en 1,18 meses.

Qué cuesta subir el nivel de servicio

La pregunta que hay que hacerse no es «¿qué nivel de servicio quiero?» sino «¿cuánto cuesta el siguiente punto?». Con los mismos datos del ejemplo:

Fíjate en la forma. Pasar del 90 % al 95 % cuesta unas pocas unidades más de colchón. Pasar del 95 % al 99 % cuesta bastante más. La curva se empina, y cerca de la certeza total se dispara: cubrir el último punto de servicio puede costar más que los veinte anteriores juntos.

Por eso no hay un nivel de servicio recomendable en abstracto. La tabla normal traduce una probabilidad en un valor z y ya está; no dice qué probabilidad te conviene. Esa elección es económica: depende de cuánto ganas con una venta y cuánto pierdes con una rotura. Si tu margen por unidad es alto y el cliente no vuelve, sube. Si el margen es fino y el cliente espera, baja.

Del punto de reposición a la cantidad a pedir

El punto de reposición dice cuándo. La cantidad dice cuánto, y casi nunca la eliges tú del todo: el proveedor impone un mínimo, el transporte tiene un tamaño de contenedor, el descuento por volumen empieza en cierta cifra.

Lo que sí puedes hacer es medir qué te cuesta cada opción. Un lote grande baja el coste unitario y sube el coste de mantener, inmoviliza más caja y tarda más en recuperarla. Un lote pequeño hace lo contrario y multiplica los costes fijos de pedido. La cuenta que decide es siempre la misma: contribución del lote menos coste de mantenerlo durante el tiempo que tardas en venderlo.

Ojo con dos cosas. Primera: el resultado del lote no es dinero en el banco; es contribución, y la caja llega más tarde. Segunda: si el lote cubre muchos meses de venta, el riesgo de previsión crece con cada mes que pasa.

Las cuatro familias del coste de mantener

Tener inventario cuesta dinero por cuatro vías distintas, y conviene sumarlas por separado porque cada una se reduce de una manera:

Capital. El dinero metido en mercancía no está en el banco ni pagando otra cosa. Se valora al coste de tu financiación, o al de la mejor alternativa que tengas para ese dinero.

Almacenamiento. Metros, estanterías, alquiler, temperatura si hace falta. Crece a saltos: mientras quepa en el almacén que ya pagas, el coste marginal es casi cero; el día que no cabe, se dispara.

Servicio. Seguros, recuentos, gestión, sistema. Suele ser el más pequeño y el más estable.

Riesgo. Obsolescencia, deterioro, merma, robo. Es el que más varía por sector y el que más se subestima. En un producto de temporada puede ser la familia dominante.

No uses una tasa anual «de referencia». Las cifras que circulan por el sector no vienen de ningún estudio identificable con muestra, metodología, fecha y población: se repiten unas a otras. Suma tus cuatro familias, divídelas entre el valor medio de tu inventario y usa esa tasa. Es la única que describe tu negocio.

Errores frecuentes

Confundir media con seguridad. Tener stock para la demanda media significa quedarse sin producto la mitad de los días.

Usar el plazo que dice el proveedor. Usa el que has medido, y mide también cuánto varía.

Fijar el mismo nivel de servicio para todo el catálogo. El producto que deja céntimos y el que deja euros no merecen el mismo colchón.

Redondear hacia abajo el stock de seguridad. Rompe la probabilidad que acabas de fijar.

Olvidar el inventario en tránsito. El punto de reposición se compara con la posición de inventario —lo que tienes más lo que viene menos lo reservado—, no con lo que hay en la estantería.

Meter el coste de mantener en un cajón de gastos generales. Si no se ve, no se decide contra él.

Recalcularlo una vez al año. La demanda y el plazo cambian. Un punto de reposición viejo es una rotura programada.

Señales de alerta

• Roturas repetidas en el mismo producto con el punto de reposición «bien» calculado: casi siempre es el plazo, que se ha alargado y nadie lo ha vuelto a medir.
• Un stock de seguridad que cubre más de un ciclo entero de reposición: estás cubriendo con colchón un problema de plazo o de tamaño de lote.
• Un lote que cubre más meses que el ciclo de vida del producto.
• Una tasa de mantenimiento que no sabes de dónde sale.
• Inventario medio creciendo mientras las ventas no crecen.

Cuándo el modelo deja de ser fiable

El método estadístico supone demanda aproximadamente normal e independiente. En estos cinco casos ese supuesto se rompe y el resultado engaña:

Demanda estacional. Si vendes cuatro veces más en diciembre, la media anual no describe ningún mes. Calcula por temporada, con el histórico de esa temporada.

Promociones. Una campaña no es demanda natural: es un pico provocado. Si entra en el histórico sin marcar, infla la media y la desviación a la vez y te deja un colchón caro que no necesitas el resto del año.

Productos nuevos. Sin histórico no hay desviación que calcular. Ahí se trabaja con juicio, lotes pequeños y revisión frecuente, y se dice que es juicio.

Un solo proveedor. El modelo trata el plazo como una variable aleatoria con una media. Si sólo tienes un proveedor, el plazo no es aleatorio: es un riesgo concentrado. Una huelga o un cierre no es «la cola de la distribución», es que no hay reposición.

Demanda intermitente. Productos que se venden en pequeños grupos separados por semanas de cero no siguen una campana. Para eso hacen falta otros modelos, y aplicar la fórmula normal da colchones absurdos en los dos sentidos.

Y un límite más, transversal: todo esto describe un producto. Un catálogo con cientos de referencias necesita además una regla de priorización, porque no puedes vigilar todo con la misma atención.

Procedimiento

1. Saca el histórico diario de ventas del producto, al menos tres meses.
2. Calcula media y desviación típica de la demanda diaria.
3. Saca los plazos reales de tus últimos pedidos y calcula su media y su desviación.
4. Marca y aparta las promociones y los picos con causa conocida.
5. Elige un nivel de servicio de ciclo pensando en margen y coste de rotura, y escribe por qué has elegido ése.
6. Calcula sigma del plazo y el stock de seguridad, redondeando al alza.
7. Calcula el punto de reposición y compáralo con la posición de inventario, no con la estantería.
8. Suma tus cuatro familias de coste y obtén tu tasa anual.
9. Con esa tasa, evalúa el lote que te ofrece el proveedor.
10. Repite el cálculo con un nivel de servicio por encima y otro por debajo, y mira cuánto cambia el capital inmovilizado.
11. Revisa media, desviación y plazo cada trimestre, y siempre después de un cambio de proveedor.

Preguntas frecuentes

Fuentes y metodología

Fuentes

• Cumulative Distribution Function of the Standard Normal Distribution, NIST/SEMATECH e-Handbook of Statistical Methods, National Institute of Standards and Technology. De aquí salen los valores críticos citados (0,900 → 1,282; 0,950 → 1,645; 0,975 → 1,960; 0,990 → 2,326), leídos en la tabla de la propia página. No aplica territorio: es una tabla estadística. Consultada el 9 de septiembre de 2026; no caduca. Esa página no dice nada sobre inventario: la conexión entre nivel de servicio y valor z es una decisión de modelo de esta guía, no un dato de la fuente.

• Reorder Point Formula: Inventory Management Models · A Tutorial, Supply Chain Resource Cooperative, NC State University. Respalda la distinción entre nivel de servicio de ciclo y fill rate, y que el fill rate de un producto resulta mayor que su nivel de servicio de ciclo. No aplica territorio. Consultada el 9 de septiembre de 2026. Revisión anual.

Lo que no se cita, y por qué. No hay ninguna fuente para una «tasa anual de mantenimiento típica» ni para un «porcentaje de stock de seguridad recomendado». Se buscó y no existe un estudio identificable con muestra, metodología, fecha y población aplicable a ecommerce. Por eso esta guía no publica ninguna de las dos cifras y enseña a construirlas.

Metodología de los cálculos

Todas las cifras del ejemplo las producen las calculadoras de Profyza —stock de seguridad, punto de reposición, coste de inventario y MOQ— ejecutadas en cadena con las entradas declaradas: la tasa anual que usa el cálculo del lote es la que ha salido del coste de inventario, no una supuesta. Ninguna cifra está escrita a mano en el texto, y todas se comprueban además con una cuenta independiente hecha aparte.

Los datos de partida son de un producto hipotético. No son datos reales de ninguna empresa ni referencias de sector.

Fecha de revisión: 9 de septiembre de 2026.

Autoría: Equipo editorial de Profyza.

Cómo se han obtenido las cifras. Las genera el motor de cálculo de Profyza que corresponde a cada paso, con las entradas declaradas más arriba. Cada cifra se contrasta además con una comprobación aritmética independiente —también automática— que la vuelve a calcular sin llamar al motor: eso detecta que el texto y el cálculo se separen. No es una revisión humana, y este contenido no ha sido revisado por un economista, un contable ni un asesor. Si tu caso necesita esa revisión, búscala.

Metodología: cómo se calcula todo esto está explicado en la página de metodología.

Comprobación matemática automatizada: Motores de cálculo de Profyza. No constituye una revisión humana ni profesional.